Ein leidiges Problem bei F+A:
Auftragspositionen lassen sich nicht (gesondert) formatieren. Man entscheidet sich für eine Standardschrift, die Gesamtsumme wird fett gedruckt – das war’s.
Wer Positionen gruppieren möchte und bspw. mit Zwischensummen arbeitet, stellt fest, daß die Zwischensummen gleichsam zwischen den anderen Positionen verschwinden. Und wer (wie im folgenden Bild) eine Schraffur verwendet, stößt manchmal auf ein weiteres Problem: Zwischensummen ignorieren die Schraffur und erscheinen immer auf weiß. Ist sicherlich gut gemeint, kann im Ergebnis aber dazu führen, daß diese Summen nun optisch mehr Bezug zu einer ebenfalls weißgründigen Folgeposition haben, als zu dem, was sie summieren sollen … das hingegen kann kaum Sinn der Sache sein.
Die vorliegende Formulardatei ändert In einem ersten Schritt die Darstellung der Zwischensummen:
- das Z verschwindet aus der Positionsliste
- Text und Summe erhalten die Formatierung des Gesamtbetrags (in der Regel Standardschrift, fett)
- eine evtl. Schraffur wird eingehalten
- der Zwischensummen-Text bekommt einen zusätzlichen Abstand zur Folgeposition.
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Da Auftragspositionen (grad auch bei einer Gruppierung) manchmal erläuternden Text gut gebrauchen können, kümmert sich die Formulardatei in einem zweiten Schritt um die
Formatierung von Textpositionen. Von Haus aus sind Kommentare die einzige Positionsart bei F+A, bei der sich das Schriftformat gesondert definieren läßt. Und das ganz bequem im Layout-Assistenten. Es läge also nahe, mit Kommentaren zu arbeiten. Das hat allerdings einen großen Nachteil: Bei jedem Ausdruck und bei jeder Vorschau muß man erst ankreuzen, ja, bitte mit Kommentaren. Wenn man das mal vergisst, sieht die Rechnung plötzlich ganz anders aus.
Diese Formulardatei nimmt nun die Kommentar-Formatierung und wendet sie (auch) auf die Textpositionen an.
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Sie können über die Eingabe im Formularlayout-Assistenten also nun Schrift und Format der Textpositionen bequem einstellen – groß, klein, fett, kursiv, schwarz oder grau, rot oder blau. Ganz nach Wunsch. Aber natürlich gilt auch hier (wie immer bei Schriftformatierung): Weniger ist oft mehr!
Im folgenden Beispiel ist schon die Kursivsetzung fast zuviel. Sie dient hier eigentich nur der Verdeutlichung, daß tatsächlich eine eigene Formatierung vorliegt. Besser wäre es jedoch, den Text an die Schrift der Zwischensumme anzugleichen. Konkret: sie einfach nur fett zu machen.
So oder so – jetzt lassen sich die Positionen im Auftrag brauchbar gruppieren … eine Gruppenbeschreibung, die zugehörigen Positionen, die Zwischensumme.
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Und diese Gruppierung macht auch ohne Schraffur einen durchaus brauchbaren Eindruck:
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Mit formatierten Textpositionen sind natürlich auch andere Spielereien denkbar: Auffällige Warnungen und Hinweise zum Beispiel …
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Oder man schafft sich eine (im Programm selbst nicht mögliche) Format-Trennung zwischen Artikelname und Artikeltext …
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Dazu muß zunächst im Layout-Assistenten bestimmt werden, daß nur der Artikelname (also keine Beschreibung) angezeigt werden soll. Anschließend gehen Sie wie folgt vor:
- Stammartikel auswählen … bestätigen.
- Den gleichen Stammartikel erneut auswählen … im Ausklappmenü auf Textposition umstellen. Erst dann mit dem grünen Häkchen bestätigen. Der Artikeltext ist nun eine Textposition.
Wenn man täglich 30 Rechnungen mit je 20 Artikeln raushaut, eignet sich dieses Vorgehen wegen der vielen Handarbeit natürlich nicht. Aber dann benutzt man in der Regel sicherlich auch nicht F+A … ;o) Wer jedoch seine einzelne Rechnungen optisch ansprechender aufs Papier bringen möchte, könnte mit diesem Formularrahmen seine Rechnungen so gestalten.
Einschränkungen:
Die Formatierung der Zwischensummen-Position läßt sich nicht von Benutzerseite variieren. Der vorliegende Formularrahmen verwendet die Formatierung, die für die Gesamtsumme des Auftrags, also den Gesamtbetrag, festgelegt ist.
Die Formatierung für die Textposition läßt sich zwar von Benutzerseite nahezu beliebig festlegen, gilt dann aber immer für das gesamte Formular. Heißt: Es ist nicht möglich, eine Textposition rot und die nächstfolgende grün zu machen.